Le ministère de l’Éducation et des Sports (MES), le département de l’Éducation de base, en collaboration avec HISP Ouganda et Save the Children Ouganda, met en œuvre le système DHIS2-DEMIS depuis juin 2019 avec le soutien de l’Agence norvégienne de coopération au développement (Norad). En 2020, le financement du KIX du GPE a permis l’ajout de Gulu et Mayuge aux districts de Wakiso et Ntungamo.
La mise en œuvre du système DHIS2 en tant que système d’information pour la gestion de l’éducation (SIGE) décentralisé s’est concentrée sur le renforcement de la capacité des districts à recueillir, saisir, valider, analyser et utiliser les données pour la budgétisation, la planification et la distribution des ressources, y compris l’allocation des subventions par élève. Le système DHIS2-DEMIS fournit des outils d’analyse conviviaux, notamment des tableaux de bord permettant de présenter facilement les indicateurs clés de l’éducation, tels que les inscriptions par genre et les ratios élèves/personnel enseignant et élèves/salle de classe, qui éclairent la prise de décision à l’échelle du district.
Avant l’introduction du système DHIS2, le SIGE en Ouganda était centralisé au ministère de l’Éducation et des Sports (MES) avec une base de données autonome et un processus de gestion des données largement manuel. Les données recueillies lors du recensement statistique annuel ont été saisies dans le SIGE dans les bureaux centraux du MES, analysées et présentées dans des annuaires statistiques avec un décalage de six à neuf mois. Le système n’était ni accessible aux bureaux de district, ni relié à d’autres systèmes du MES (finances, RH, examens, etc.), ni à d’autres secteurs transversaux comme la santé. Le recensement statistique annuel a été réalisé pour la dernière fois en 2017. Cela signifie que le MES et les districts ne disposaient pas de données opportunes et fiables pour informer la planification et l’allocation des ressources.
Pour contourner ces difficultés, différents départements du MES et les partenaires du développement de l’éducation (PDE) ont effectué de fréquents appels de données ad hoc dans les districts et les écoles. Ces appels de données n’étaient pas coordonnés entre les départements et les PDE, et demandaient souvent une catégorisation différente des mêmes éléments de données (p. ex., le nombre total d’élèves inscrits ou le nombre total d’élèves inscrits ventilé par sexe, ou le nombre total d’élèves inscrits ventilé par sexe et par classe), provoquant ainsi une lassitude des gestionnaires de l’éducation des districts pour la collecte des données. Parfois, les districts n’ont pas utilisé les modèles fournis et ont transmis les données dans différents formats (p. ex., Word, Excel, PDF), ce qui a entraîné des retards supplémentaires dans l’analyse et le retour d’information aux districts.
Après plus de 10 ans de mise en œuvre du système DHIS2 dans le secteur de la santé en Ouganda, une leçon clé pour le projet de recherche du KIX est que l’harmonisation de la collecte de données, des outils pour la réalisation des rapports et des besoins des partenaires est la clé d’une mise en œuvre et d’une mise à l’échelle communes et réussies. Cela n’a pas été le cas dans le secteur de l’éducation, où les outils des différents départements du MES et des partenaires ne sont pas harmonisés. Il est apparu nécessaire de rationaliser, d’intégrer et de systématiser les efforts de collecte de données déployés par les différents départements du MES, les districts et les partenaires afin d’informer la planification et l’allocation des ressources à la fois à l’échelle centrale et des districts. Par conséquent, l’établissement de rapports de routine à l’aide du nouvel outil intégré de collecte de données trimestrielles améliorera la coordination, l’analyse et la présentation des différents indicateurs dans tous les départements, ce qui permettra une meilleure utilisation des données.
Processus
HISP Ouganda et Save the Children Ouganda ont organisé un atelier d’une semaine portant sur les données et la personnalisation du système DHIS2 pour les départements utilisateurs et les partenaires du MES. Il s’agit notamment de la Section Genre, de l’orientation et du conseil, du VIH et de la santé scolaire, du programme d’alimentation scolaire, des TIC, des statistiques et de la planification, des ressources humaines, de l’enseignement supérieur et de la formation du personnel enseignant, ainsi que de partenaires tels que Plan International, PlayMatters et War Child Holland. Les équipes ont mis en commun les indicateurs clés et les besoins en matière de données qui ont été examinés, documentés et harmonisés dans le cadre de projets d’outils de rapports trimestriels préprimaires et primaires. Les commentaires du MES et des parties prenantes des districts ont été intégrés, avec un message clair visant à réduire le volume de données à recueillir sur une base trimestrielle.
Avec la diminution des cas de COVID-19 et la réouverture complète de l’économie, l’équipe a organisé un atelier d’examen des parties prenantes d’une journée avec les différents départements utilisateurs et l’équipe chargée de l’éducation du district. Le retour d’information de l’atelier a été intégré dans les outils qui ont été utilisés pour des essais sur le terrain dans des écoles sélectionnées du district de Wakiso. L’exercice d’essais sur le terrain a clairement mis en évidence les éléments de données qui pourraient être difficiles à recueillir sur une base trimestrielle et ceux qui doivent être clairement définis pour faciliter la saisie des données. Les outils de collecte de données achevés ont été personnalisés dans le système DHIS2-DEMIS avec l’aide du personnel du MES qui a démontré sa capacité à personnaliser le système sur la base de ses résultats lors de l’atelier de personnalisation. Cette démarche s’inscrit dans le cadre d’un des objectifs du projet, à savoir le renforcement de la capacité du personnel du MES à gérer le système de manière durable et à le mettre à jour en fonction des nouveaux besoins en matière de données qui se présentent.
L’équipe a formé les inspectrices et inspecteurs de district des écoles et a vérifié sur le terrain le système DHIS2-DEMIS pour la saisie et l’entrée des données en utilisant les versions androïde et Web dans différentes écoles. L’objectif était de permettre aux écoles disposant des ressources nécessaires, telles que l’Internet et les ordinateurs, de saisir les données à l’échelle de l’école au lieu de soumettre des outils en format papier au district.
Utilisation des données à l’échelle du district
Des tableaux de bord ont été développés dans le système DHIS2 afin de visualiser les données trimestrielles pour chacun des sites de mise en œuvre et l’équipe prévoit de développer des tableaux de bord spécifiques aux départements ou programmes axés sur des indicateurs particuliers sur le genre, l’alimentation scolaire, la santé scolaire, etc. Les tableaux de bord spécifiques aux programmes sont également utilisés comme un outil de plaidoyer afin de mobiliser davantage de partenaires comme le Programme alimentaire mondial et le Plan de réponse à l’éducation (PRE) pour les réfugiés et les communautés d’accueil afin de soutenir la mise à l’échelle et de promouvoir l’utilisation des données au-delà des districts soutenus par le projet.
À l’avenir, les équipes du district et du ministère ont convenu que les données devraient être recueillies à la fin du premier mois de chaque trimestre scolaire, une fois les effectifs stabilisés. D’autres ateliers sur l’utilisation des données ont été prévus pour le MES et les équipes éducatives de districts afin de s’assurer que les données de routine recueillies dans le cadre du système DHIS2-DEMIS sont effectivement utilisées pour la planification et la prise de décision. Le renforcement des capacités se poursuivra au moyen des académies du système DHIS2, qui traitent notamment de la conception de l’utilisation des données et de l’analyse et de l’utilisation des données. Découvrez comment le programme de l’Académie du système DHIS2 vise à renforcer la capacité nationale et régionale à mettre en place, concevoir et maintenir avec succès le système DHIS2.
