El Ministerio de Educación y Deportes (MED), el Departamento de Educación Básica en colaboración con HISP Uganda y Save the Children Uganda han estado implementando el proyecto DHIS2-DEMIS desde junio de 2019 con el apoyo de Norad. En el 2020, la financiación proveniente de GPE KIX condujo a la expansión desde Gulu y Mayuge hasta los distritos de Wakiso y Ntungamo.
La implementación de DHIS2 como un sistema de información de gestión educativa (EMIS, por sus siglas en inglés) descentralizado se ha centrado en desarrollar la capacidad de los distritos para recopilar, capturar, validar, analizar y utilizar datos para la elaboración de presupuestos, la planificación y la distribución de recursos, incluyendo la asignación de becas de capitación para estudiantes. DHIS2-DEMIS proporciona herramientas de análisis fáciles de usar, incluyendo cuadros de mando para facilitar la presentación de indicadores educativos clave, tales como la matriculación por género y las proporciones alumno-maestro y alumno-aula, que alimentan la toma de decisiones a nivel de distrito.
Antes de la introducción de DHIS2, el EMIS en Uganda estaba centralizado en el Ministerio de Educación y Deportes (MED) con una base de datos independiente y un proceso de gestión de datos en gran parte manual. Los datos recopilados a través del censo estadístico anual se capturaban en el EMIS en las oficinas a nivel central del MED, se analizaban y se presentaban en anuarios estadísticos con un retraso de 6 a 9 meses. Las oficinas de distrito no accedían al sistema ni se vinculaban a otros sistemas del MED, tales como finanzas, RRHH, fiscalización, ni a otros sectores transversales tales como el sanitario. El censo estadístico anual se realizó por última vez en el 2017. Esto significaba que el Ministerio de Educación y los distritos carecían de datos oportunos y confiables para alimentar la planificación y la asignación de recursos.
Para sortear estos desafíos, diferentes departamentos del MED y socios de desarrollo educativo (EDP, por sus siglas en inglés) realizaban llamadas de datos ad hoc frecuentes a distritos y escuelas. Estas llamadas de datos no estaban coordinadas entre departamentos y EDP, a menudo solicitando diferentes categorizaciones de los mismos elementos de datos (por ejemplo, inscripción total o inscripción desagregada por sexo, o inscripción desagregada por sexo y clase), lo que provocaba fatiga en la recopilación de datos de parte de los administradores de educación del distrito. A veces, los distritos no usaban las plantillas provistas y compartían los datos en diferentes formatos (por ejemplo, Word, Excel, PDF), lo que provocaba más demoras en el análisis y la retroalimentación a los distritos.
Aprendiendo de más de 10 años de implementación de DHIS2 en el sector de la salud en Uganda, una lección clave para el proyecto de investigación KIX es que la armonización de la recopilación de datos, las herramientas de informes y las necesidades de los socios es clave para una implementación y ampliación de la escala conjuntas exitosas. Este no ha sido el caso en el sector de la educación, donde los diferentes departamentos del MED y las herramientas de los socios no están armonizados. Se identificó la necesidad de optimizar, integrar y hacer rutinarios los esfuerzos de recopilación de datos por parte de diferentes departamentos, distritos y socios del MED para alimentar la planificación y la asignación de recursos tanto a nivel central como distrital. Por lo tanto, los informes de rutina utilizando la herramienta integrada de recopilación de datos trimestrales recientemente desarrollada mejorarán la coordinación, el análisis y la presentación de los diferentes indicadores en todos los departamentos, para mejorar el uso de los datos.
Proceso
HISP Uganda y Save the Children Uganda llevaron a cabo un taller de personalización de datos y DHIS2 de una semana para los departamentos de usuarios y socios del MED. Estos incluyeron la unidad de Género, Orientación y Consejería, VIH y Salud Escolar, Programa de Alimentación Escolar, TIC, Estadística y Planificación, Recursos Humanos, Educación Superior y Capacitación en Educación para la Instrucción Docente, así como socios tales como Plan International, PlayMatters y War Child Holland. Los equipos compartieron indicadores clave y necesidades de datos que se revisaron, documentaron y armonizaron en borradores de herramientas de informes trimestrales de preescolar y primaria. Se incorporaron los comentarios del MED y las partes interesadas del distrito, con un mensaje claro para disminuir el volumen de datos que se recopilarán trimestralmente.
Con la disminución de los casos de COVID-19 y la reapertura total de la economía, el equipo realizó un taller de revisión de un día de las partes interesadas con los diferentes departamentos de usuarios y el equipo de educación del distrito. La retroalimentación del taller se incorporó a las herramientas que se usaron para las pruebas de campo en escuelas seleccionadas del distrito de Wakiso. El ejercicio de prueba de campo destacó claramente los elementos de datos que podrían ser difíciles de recopilar trimestralmente y qué elementos debían definirse claramente para facilitar la captura de datos. Las herramientas de recopilación de datos finalizadas se personalizaron en el sistema DHIS2-DEMIS con el apoyo del personal departamental del MED que demostró capacidad para personalizar el sistema en función de los resultados de su desempeño en el taller de personalización. Esto se fundamenta uno de los objetivos del proyecto de desarrollar la capacidad del personal del MED para ejecutar el sistema de manera sostenible y poder actualizarlo en función de las nuevas necesidades de datos que surjan.
El equipo capacitó a los inspectores de distrito de las escuelas y ensayó el sistema DHIS2-DEMIS en el campo para la captura e ingreso de datos utilizando las versiones de Android y web en diferentes escuelas. Esto fue en el intento de permitir que las escuelas con los recursos necesarios, tales como Internet y computadoras, puedan capturar datos a nivel escolar en lugar de enviar herramientas en papel al distrito.
Uso de datos a nivel de distrito
Se han desarrollado cuadros de mando en DHIS2 para visualizar datos trimestrales para cada uno de los sitios de implementación, y el equipo planea desarrollar cuadros de mando departamentales/específicos del programa centrados en indicadores particulares sobre género, alimentación escolar, salud escolar, etc. Los cuadros específicos del programa también se están utilizando como una herramienta de promoción para involucrar a más socios tales como el Programa Mundial de Alimentos y el Plan de respuesta educativa (ERP) para refugiados y comunidades de acogida para apoyar la escala y promover el uso de datos más allá de los distritos respaldados por el proyecto.
En miras al futuro, los equipos del distrito y del Ministerio acordaron que los datos deben recopilarse al final del primer mes de cada período escolar después de que la inscripción se haya estabilizado. Se han planificado más talleres de uso de datos tanto para el MED como para los equipos de educación del distrito para garantizar que los datos de rutina recopilados en DHIS2-DEMIS se utilicen de manera efectiva para la planificación y la toma de decisiones. El desarrollo de capacidades continuará a través de las Academias DHIS2 que incluyen temas sobre Diseño para el uso de datos y Análisis y uso de datos. Obtenga más información sobre cómo el programa de la Academia DHIS2 tiene como objetivo fortalecer la capacidad nacional y regional para establecer, diseñar y mantener con éxito los sistemas DHIS2.
